Nettoyer votre boîte de réception est une tâche que la plupart d'entre nous ajoutons à notre liste de réponses «Je vais m'attaquer à celle-ci», entre le dépôt de relevés bancaires et l'organisation de tiroirs. Mais pourquoi?
Parce que les humains ont du mal à faire quoi que ce soit, à moins qu'ils ne voient un avantage.
Voici une raison pour accorder une priorité élevée à l’organisation de la boîte de réception: elle vous rendra un être humain plus heureux, plus pacifique et plus productif.
Dans une étude menée par Radicati il y a quelques années, les chercheurs ont prédit que le travailleur moyen enverrait et recevrait environ 125 courriels par jour d'ici à 2015. Cela représente environ 45 625 courriels par an, y compris «graymail», mais pas les courriels personnels. Donc, si vous avez des amis, vous pouvez aller de l'avant et augmenter ce nombre de manière significative. Qu'est-ce que cela représente au final?
En 2012, un rapport de McKinsey & Company a révélé que les personnes consacrent environ 28% de la semaine de travail à lire et à répondre aux courriers électroniques. C'est environ 12 heures par semaine. Je ne sais pas pour vous, mais si je pouvais réduire ce nombre de moitié, j'aurais beaucoup plus de temps pour faire du yoga.
Mais il ne s'agit pas seulement de libérer votre temps. Je crois que votre boîte de réception est une représentation de votre état d'esprit. Et le nettoyage est vraiment une question de paix et d'élimination de l'encombrement mental. Une fois que vous commencez à penser au courrier électronique de cette façon, vous voyez soudainement l'importance de maîtriser votre boîte de réception. Voici quelques étapes pour vous aider à démarrer:
1. Posez-vous les questions difficiles. Vous vous demandez peut-être ce que l'auto-réflexion a à voir avec votre boîte de réception. Tout, vraiment. L'extérieur est une représentation de l'intérieur. En pensant que votre boîte de réception reflète votre état d'esprit, commencez par vous demander pourquoi vous avez laissé votre boîte de réception devenir incontrôlable et quelles autres choses pourraient vous gêner dans votre vie. La solution peut être aussi simple que de faire du surbooking ou d’éviter un changement de carrière bien nécessaire. Identifier et faire face à ces problèmes peut être la partie la plus difficile de tout le processus. Répondez-vous honnêtement et vous serez prêt mentalement et émotionnellement à faire face à la tâche.
2. «RDFS» vos courriels non lus. Anne Lamott, dans son livre Bird by Bird: Quelques instructions pour l'écriture et la vie , se rappelle comment, enfant, son frère était autrefois submergé par un projet scolaire sur les oiseaux. Son père a dit à son frère de prendre le projet «oiseau par oiseau» pour qu'il ne soit pas intimidé par l'énorme tâche à accomplir. Vous pouvez avoir un nombre décourageant d'e-mails non lus à parcourir. Vous devez le faire oiseau par oiseau. Ne pensez pas à ce que vous avez terminé, fouillez votre boîte de réception petit à petit en vous rappelant que vous vous engagez à cette tâche pour votre bien-être mental. Voir chaque message comme ayant un objectif donné permet de se débarrasser d'eux et donne l'impression que vous avez accompli quelque chose. "RDFS" est un moyen facile de le faire. J'ai adapté cet acronyme astucieux d'un ancien patron à moi qui m'a dit que chaque nouvel e-mail nécessite l'une des quatre actions suivantes: répondre immédiatement, supprimer sans répondre, faire un suivi ou enregistrer pour une référence future. Sachant que vous n'avez que quatre choix pour chaque nouvel e-mail. diffusera des sentiments d’indécision et d’impuissance, réduira le temps nécessaire au tri de vos courriels non lus et augmentera votre productivité. Lorsque vous parcourez chacun de vos 5 000 courriels non lus (ou quel que soit votre numéro… pas de jugement ici), une grande partie d'entre eux peut tomber dans la catégorie «suivi» ou «enregistrer pour référence future», mais c'est pourquoi une étape importante de plus est de mettre en place un système d’organisation qui fonctionne pour vous.
3. Organiser ce qui reste. Cela ne cesse jamais de m'étonner à quel point nous sommes courtisés par la promesse d'organisation. Le tout nouveau service de messagerie de Google, appelé Boîte de réception, utilise un "modèle de liste de tâches". Il vous permet de trier les e-mails en catégories "épinglées", "répétées" ou "terminées" et de collecter un grand nombre d'e-mails en "liasses". rendre l'encombrement de la boîte de réception plus facile à gérer. Oui, c'est vraiment convivial, mais ne vous laissez pas séduire par sa douceur. Vous n'avez pas besoin de faire nettoyer votre boîte de réception. Il n'y a pas de bidon magique qui facilitera ce processus. Mais voici la bonne nouvelle: il existe une formule infaillible. Désencombrer votre boîte de réception nécessite simplement de développer un système et de rester cohérent avec ce dernier. Si vous pouvez vous y engager, vous êtes en or. Voici comment je le fais: j'utilise une boîte de réception Gmail pour tous mes messages et, une fois que j'ai «RDFS», mes nouveaux courriels, j'archive mon «sauvegarder pour référence future. ”Les e-mails utilisant les dossiers de Gmail, qui peuvent être codés par couleur et imbriqués. Si un dossier approprié n'existe pas, j'en crée un nouveau. J'ai 65 dossiers actifs pour le moment. (La plupart des serveurs de messagerie peuvent exécuter une fonction similaire si vous n'utilisez pas Gmail.) Ensuite, je m'adresse à mes courriels de suivi que je garde dans ma boîte de réception (j'essaie de ne jamais laisser ce nombre dépasser 100, car je sais personnellement, je me sens débordé). Si ces e-mails «de suivi» nécessitent une action de ma part, je crée une «tâche» dans Google Agenda (ex: «Choisissez un lieu pour déjeuner avec Lisa» ou «Envoyer un tableur Excel à mon patron») et ajoutez une date d'échéance. à cette tâche alors je vais avoir un rappel si nécessaire. De cette façon, je ne me réveille pas au milieu de la nuit, inquiet de ce que j'ai oublié de faire. Sérieusement, cela vaut la peine de dormir. Mettez-vous au défi de développer votre propre protocole d'organisation. Toute méthode confortable et durable pour vous fonctionnera si vous y tenez.
4. Commencez par attaquer les gros rochers. Selon Stephen Covey, auteur des 7 habitudes de ceux qui ont le plus de succès, les «gros rochers de la vie» sont des tâches qui, si vous ne les mettez pas au premier plan, ne les aborderont jamais du tout. Pourtant, ils sont souvent les plus importants. Et lorsque nous les évitons, ils pèsent lourdement sur nous mentalement et émotionnellement. Lorsque vous appliquez la métaphore de la grande roche au courrier électronique, vous pouvez constater à quel point il est facile de passer le plus clair de son temps en ligne à s'attaquer aux minuscules grains de sable - des courriels urgents nécessitant une attention et donnez-nous l'illusion de la productivité - et dissipez les gros blocs - des courriels qui nous demandent de réfléchir sérieusement ou de faire. Plus ces grandes roches perdent de temps, plus elles deviennent angoissantes pour nous. Diffusez le stress potentiel en faisant vœu de vous attaquer d’abord aux courriels grand rock. Toujours. Il peut sembler contre-intuitif d’aborder d’abord les éléments de la boîte de réception les plus dures et les plus chronophages, mais prendre le temps de comprendre ce que ces courriels exigent de vous permettra d’économiser du temps et du stress à long terme.Les moments après avoir expiré, libération de la tension des épaules, en admirant votre boîte de réception vierge, il va commencer à remplir à nouveau. C'est la vie. Mais ne soyez pas submergé - le nettoyage en profondeur est terminé, et c'est la partie difficile. Maintenir est la partie facile maintenant que vous avez un système infaillible en place. Je parle d'expérience lorsque je dis que les journées productives et les nuits paisibles seront toute la motivation dont vous aurez besoin pour que votre boîte de réception ne soit plus jamais encombrée.
